Manuel Algara
Automatizar gestión de clientes recurrentes: crear tareas, contabilizar horas y generar reportes
Así ayudé a Soyuz Design a automatizar la gestión de tareas y horas sin añadir más carga al equipo.
Un sistema diseñado para agencias con clientes recurrentes que necesitan control, visibilidad y procesos que escalen.
Soyuz Design es una agencia de diseño con clientes recurrentes y equipo distribuido.
Como muchas agencias de servicios, saben que los clientes recurrentes son clave, pero si la gestión de los mismos consume demasiado tiempo, nunca hay espacio para crecer.
El problema no era la demanda, sino cómo gestionar el día a día sin que la operativa se comiera al equipo.
El reto en palabras de su CEO:
“Optimizar y automatizar la gestión de tareas, control de horas, avisos, cierres mensuales y reportes para clientes […] reduciendo carga manual y evitando errores o desorden en la comunicación y en los procesos internos.”
El objetivo era claro:
tener control diario, reducir trabajo administrativo y asegurar que el sistema pudiera escalar con más clientes sin generar caos.
La solución:
un sistema automatizado que gestiona tareas al instante, registra las horas automáticamente y ofrece visibilidad diaria sin intervención del equipo.
Aquí tienes todos los detalles del proyecto y cómo logramos que más clientes no signifique más gestión.
“Si una agencia no tiene clientes recurrentes, muere. Pero si los gestionas manualmente, te matas tú mismo."
Antes
Peticiones por email, WhatsApp o donde le venía bien al cliente.
Cada tarea requería 15 min de gestión manual.
Horas mal imputadas, datos sin cruzar, cero visibilidad.
Fin de mes = cuadrar todo a mano.
El cliente no sabía en qué se estaban consumiendo sus horas.
❌ Más clientes recurrentes = más gestión administrativa.
Después
Los clientes usan un formulario estandarizado.
Cada tarea requiere 0 minutos: Tareas y carpetas se crean solas desde el form.
El equipo se centra en diseñar, no en copiar y pegar.
Dashboard actualizado cada día con datos reales y fiables.
Avisos si un cliente se pasa de horas.
El cliente ve todo en su propio panel.
✅ Más clientes no implica más gestión.
El cambio no está solo en el tiempo que se ahorra.
Está en cómo la agencia es percibida por el cliente final.
Antes: 15 minutos de trabajo administrativo por cada tarea.
Ahora: Cero tiempo invertido. Todo automático.
El equipo se centra en aportar valor y el cliente percibe una agencia más profesional.
Beneficios para tu negocio
Ahorro de tiempo operativo: El equipo deja de invertir minutos en tareas administrativas y los dedica a trabajo de valor.
Control y visibilidad diaria: La agencia sabe en todo momento cuántas horas se consumen y si un cliente es rentable.
Escalabilidad sin más gestión: Más clientes recurrentes sin aumentar carga administrativa ni dependencia del equipo.
La solución
Antes de automatizar, definimos qué necesitaba Soyuz para operar sin fricción: centralizar tareas, evitar errores y tener visibilidad diaria sin esfuerzo manual.
No se trataba solo de ahorrar tiempo, sino de diseñar un sistema que pudiera escalar con más clientes sin añadir más complejidad.
La solución se construyó sobre herramientas que la agencia ya utilizaba:
Holded como fuente principal de gestión de proyectos, tareas y horas asociadas a clientes.
Google Sheets para cálculos de rentabilidad y control que Holded no ofrece de forma nativa.
Tally como formulario que permite a los clientes registrar tareas.
Dropbox como sistema de gestión de archivos y diseños.
Make la app de automatización que mueve los datos de Holded a Sheet cada noche.
Este es el flujo completo del sistema. El proceso está diseñado a medida y se adapta al stack de cada cliente.
Automatizaciones clave
1. Alta inmediata de tareas
Cada vez que un cliente rellena el formulario, se genera automáticamente la tarea, la carpeta y la notificación al cliente.
Cero intervención del equipo.
2. Sincronización nocturna de horas
Cada noche, las horas registradas en Holded se exportan y organizan en un Sheet con sumatorios por cliente.
Visibilidad diaria y datos fiables, tanto para el equipo como para el cliente final.
3. Auditoría y control de calidad
Varias automatizaciones revisan el sistema cada noche.
Si detectan errores o datos incompletos (como tareas sin asignar o duplicadas), los corrigen o lanzan una alerta.
Mi rol en el proyecto
Mi trabajo no fue solo implementar automatizaciones.
Fue diseñar, junto al equipo de Soyuz, un sistema operativo para escalar:
menos errores, menos tareas repetitivas, más control del negocio.
Para lograrlo, me encargué de:
Analizar los procesos reales del equipo para detectar cuellos de botella y puntos de fallo.
Definir los flujos ideales, desde la petición del cliente hasta el cierre mensual.
Traducir esos flujos en requerimientos válidos para automatizar.
Diseñar una solución adaptada a las herramientas que ya utilizaban.
Crear alertas y mecanismos de control para asegurar la calidad de los datos.
Testear el sistema con casos reales y acompañar al equipo en la puesta en marcha.
Iterar tras las primeras semanas de uso, ajustando y mejorando puntos clave.
El proyecto se completó en menos de un mes, ya que el objetivo era tener el sistema validado antes de cerrar 2025 y empezar 2026 con total seguridad.
Resultados:
De 15 min a cero por cada nueva tarea.
Visibilidad diaria de la rentabilidad de forma automática.
Transparencia total para el cliente, desde su propio panel.
No ha sido un cambio técnico, ha sido un cambio operativo.
Ahora todo fluye sin esfuerzo manual, con visibilidad diaria y cero caos.
Cada vez que un cliente pedía algo, el equipo perdía al menos 15 minutos en tareas administrativas. Ahora ese tiempo es cero. Todo se genera automáticamente desde el formulario y asegurando consistencia entre los datos.
Antes, cuadraban las horas a final de mes (o trimestre), sin saber si un cliente era rentable. Ahora tienen un dashboard que se actualiza cada noche con datos reales, sin mover un dedo.
Cada cliente tiene su propio panel donde ve cuántas horas ha consumido y en qué se están utilizando. Cero sorpresas. Cero malentendidos.
Y, por palabras de Josan, su CEO, podemos decir que conseguimos un buen resultado:
"Ahora nuestra gestión diaria fluye con una naturalidad que antes no teníamos, y eso se nota en el día a día del equipo. Trabajar con Manuel ha sido descubrir que hay profesionales que no solo hacen su trabajo, sino que se involucran de verdad. Lo recomendamos sin dudarlo."
Si tu agencia también tiene esos procesos repetitivos o poco homogéneos...
Son esos procesos los que te impiden escalar al doble de facturación sin contratar al doble de equipo.
No importa si usas Holded, ClickUp o post-its.
Lo importante es que tus procesos aguanten el crecimiento de tu negocio.
Reserva tu llamada aquí.