Manuel Algara
Como hemos reducido de 60 a 10 min el onboarding en una agencia de desarrollo web con un sistema automatizado
Tu cliente ha dicho “Sí quiero”. Ahora demuéstrale que ha elegido bien.
Un onboarding desordenado no solo te hace perder tiempo. Hace que el cliente empiece a dudar de si tomó la decisión correcta al contratarte.
Justo después de cerrar la venta empieza el onboarding, ese primer paso que va a marcar toda la relación con tu cliente.
Y ahí es donde tu sistema de bienvenida le dejará claro si ha acertado contigo o empezará a pensar…“¿Habré acertado con esta agencia?”
No quieres que tu equipo dedique tiempo a tareas administrativas.
Quieres dedicar todo el tiempo al trato humano con el cliente que acaba de entrar, no a pedirle las firmas de contrato y el acceso a una carpeta compartida que no aporta valor.
El cliente se siente acompañado por el trato humano mientras las automatizaciones se encargan del trabajo sucio.
Créeme: con un onboarding automatizado el mayor beneficio no es el tiempo ahorrado. Es mejorar la satisfacción del cliente y que diga:
“Olé, esta gente sabe lo que hace. Me alegro de haberles dado mi dinero”.
Antes - perder tiempo en tareas manuales
Tareas administrativas sin valor para el cliente.
Pedir los mismos datos varias veces para distintos departamentos de la empresa.
El cliente paga y tiene que esperar para recibir un OK.
Contratos, pagos, facturas, actualizar ERP... todo manual.
Carpetas, tareas y accesos generados a mano.
❌ Cada cliente nuevo es un fuego que apagar.
Después - automático y profesional
Reducción del tiempo invertido en tareas de bajo valor.
Los datos del cliente fluyen por todas las herramientas necesarias.
Total visibilidad de en qué punto está cada cliente: sin errores ni olvidos.
Contrato, pago, facturas y todo lo necesario automatizado y personalizado al cliente.
Carpetas creadas y compartidas con el cliente + tareas asignadas al equipo.
✅ Cliente acompañado por el equipo. Tareas administrativas automatizadas.
Métete en la cabeza de tu cliente por un momento.
Ha tenido una llamada contigo donde has entendido su problema.
Le has propuesto una solución para ese problema y te ha dicho que quiere trabajar contigo.
Ha completado un formulario y todo ha venido rodado: ha firmado, ha pagado, ha recibido la factura y por último el acceso a toda la documentación.
Tu profesionalidad acaba de multiplicarse x10 a la vez que tu cliente no tiene que esperar ni enviar 7 correos para avanzar.
Y lo mejor: tú no has invertido tiempo en administrar todo esto sino que todo tu foco ha estado en entender el problema de tu cliente.
Ojo a esto último que no suele valorarse.
Si tú no pierdes tiempo en tareas administrativas este tiempo va directo a hablar con tu cliente.
Esto se nota y la fidelización se dispara.
Antes: 60 minutos de tareas repetitivas y apenas 5 min para hablar con el cliente.
Ahora: 10 min de validación y 20 min de conversación real que fideliza.
El cliente se siente acompañado desde el primer momento.
Beneficios para tu negocio
Ahorro de tiempo: de 1 hora por cliente a 10 min y el resto a hablar humanamente con el cliente.
Reducción de errores manuales y reducción de incidencias.
Mejor experiencia del cliente: el cliente ve un proceso pulido, sin cuellos de botella y piensa: “Esta gente lo han hecho mil veces”.
Operativa Automática: La factura en el ERP, el contrato en su carpeta compartida. Todo donde debe estar, sin olvidos.
Escalabilidad real: puedes gestionar más clientes sin ampliar equipo.
Un buen onboarding no es una automatización bonita.
Es la primera prueba real de que el cliente ha tomado la decisión correcta.
La solución en detalle
Cuando el cliente dice “sí quiero” se puede activar el sistema automatizado de varias formas:
Desde un botón en el CRM que dispara todo el proceso.
Cuando el cliente realiza el pago, si es lo primero que hay en tu proceso.
Desde un formulario que el cliente rellena. O incluso podemos completarlo nosotros en una llamada con el cliente, lo que genera un efecto WOW ya que el cliente recibirá el contrato en directo personalizado para él.
Una vez se activa, la automatización hace el trabajo sucio:
Se genera el contrato personalizado y se envía para firmar.
Se envía enlace de pago.
Se genera la factura y se guarda en Google Drive y el ERP.
Se generan las carpetas para la entrega de documentación y se comparte al cliente.
Se crean las tareas en el gestor de tareas asignadas a cada miembro del equipo para asegurar que todo se ejecuta.
Se actualiza el estado del cliente en el CRM.
El cliente recibe un email de bienvenida con todo: accesos, documentos, agendar próxima reunión...
Si eres más de verlo en directo en vídeo lo tienes aquí.
Este es el flujo completo que explico en el vídeo. Las herramientas son ejemplos. Es un proceso a medida y adaptable.
Como ves en ningún momento he hablado de herramientas porque soy agnóstico. Es decir, me da igual que tu negocio use el CRM X o Y, tengas ERP o uses sistema de carpetas.
Lo importante es el proceso. A las herramientas me adapto y he trabajado con muchas así que también puedo recomendarte si no estás satisfecho con la tuya.
Esta solución permite adaptar qué pasa cuando el cliente dice “Sí quiero” al proceso de tu negocio. Hay negocios que usan contrato lo primero, hay otros que primero lanzan el pago. Hay otros que el proceso es semi-automático ya que hay validaciones humanas en medio.
Es todo adaptable y por eso mis proyectos son a medida y llave en mano. Los co-definimos juntos. Yo los implemento, los pruebo y los entrego listos para que tu equipo sepa usarlos.
Uno de los bloqueos que más me encuentro es este:
“Buff, esto parece mucho…”
Y sí, hacer todo esto de golpe puede parecer demasiado. Por eso los procesos se pueden dividir en mini procesos. Así conseguimos ganar tiempo en pocas semanas y dejar el resto para fases posteriores.
Es como trabajé con esta agencia, se dedican a desarrollar webs optimizadas para SEO. Sólo automatizamos ciertas partes en la fase 1.
Ejemplo aplicado en una agencia de desarrollo web
En un mes montamos varios procesos de captación de leads y automatizamos el onboarding de esta manera:
Cada vez que pasa un cliente a Ganado en Pipedrive (el CRM que usan).
Se generan tareas en Pipedrive para ese cliente.
Se generan las carpetas en Google Drive para ese cliente.
Se añaden los documentos plantilla en las carpetas anteriores.
Resultados en 4 semanas:
De 60 min a 10 min en las tareas administrativas (para cada cliente).
Eliminar los errores humanos de copiar y pegar datos.
Puedes dedicar más tiempo a hablar con el cliente y entender mejor su contexto desde el primer día.
Este ejemplo deja claro algo importante:
Esto no es una plantilla. Es un sistema diseñado a medida.
Tu negocio tiene sus matices, igual que esta agencia y otras con las que he trabajado.
Por eso, diseñaremos juntos el flujo ideal adaptado a vuestra forma de trabajar. No adaptaremos vuestra forma de trabajar a plantilla o herramientas.
Siempre tu equipo. Tus procesos. Tu negocio manda. No las herramientas.
Yo lo implementaré y probaré para que funcione antes de entregártelo.
¿Tienes diferentes tipos de contrato y/o servicio? Sin problema, la automatización tendrá en cuenta esto.
¿Quieres que el proceso se pare en algún punto para una revisión humana? Se detiene hasta que valides.
¿Quieres añadir un video personalizado para cada cliente? Perfecto, muy diferencial. (Se puede automatizar… pero no te lo recomiendo).
La herramienta no es lo importante.
El proceso sí.
Yo me adapto a tu stack tecnológico actual.
Podrás asumir más clientes sin más gastos de personal. La clave es hacer a tu equipo más eficiente.
Que tu bienvenida esté a la altura de tus servicios.
Tienes un muy buen equipo.
Entregas un trabajo excelente.
Consigue que tu onboarding esté en ese nivel de excelencia para conseguir la confianza del cliente desde el minuto 1.
¿Quieres analizar cómo sería un proceso de bienvenida adaptado a tu negocio?
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