Auto calendarizar citas de clientes

Si tu negocio requiere agendar citas con clientes seguro que tienes alguno de estos 2 problemas:


1. Tienes que dejar de atender a clientes para coger las llamadas.


2. Tu equipo administrativo se pasa el día al teléfono sin poder realizar el resto de sus tareas.


La solución que te propongo es:

Beneficios

  • El cliente escoge la fecha disponible y se le avisa de que ya la tiene reservada (todo automático). Sin llamadas, sin correos.
  • Se añade el cliente al CRM con sus datos. No se pierde información ni se pierde tiempo apuntando datos.
  • Todo registrado sin dedicar tiempo. El tiempo se dedica en atender a los clientes.

¿A quién le sirve?

  • Cualquier negocio que tenga que agendar citas con clientes.
  • Desde centros de estética y fisioterapia hasta freelances que ofrecen sus servicios de coaching online.

Antes

  • Llamada necesaria para agendar cita y ver disponibilidad en calendario.
  • El cliente no coge la llamada o nosotros estamos ocupados. Esto genera frustración.
  • Se tomaban los datos a mano y se olvidaba registrarlo en el CRM para seguimiento del cliente.

Después

  • El cliente es autónomo para reservar en las fechas disponibles. Sin llamadas.
  • Recibe un correo confirmando la cita.
  • Tenemos la información actualizada para hacer el seguimiento del cliente en nuestro CRM.
  • Los datos de números de clientes, repeticiones, satisfacción del cliente son fiables ya que todo se registra automáticamente.
  • Funciona en conjunto con el sistema de captación desde la web. En el CRM se identifica el origen del cliente para ver qué canales funcionan mejor.

Detalle de la automatización

  • Desde la propia web del negocio se ofrece un calendario sencillo para reservar cita mostrando sólo aquellos huecos disponibles.
  • Cuando el cliente reserva se ejecutan varias tareas automáticamente:
  • 1. Se avisa al cliente del día y hora de reserva.
  • 2. Se bloquea ese hueco en el calendario para que no se muestre como disponible en la web.
  • 3. Se añade toda la información al CRM para hacer el seguimiento del cliente.
  • Cualquier modificación o anulación de la cita se actualiza informando por correo.

Mejoras y alternativas

  • Se puede mantener el sistema de llamadas y trabajar con ambos. El equipo administrativo hará el mismo proceso que el cliente desde la web.
  • Es posible añadir un paso intermedio de pago de reserva para los clientes que no atiendan a las citas.
  • Es un complemento perfecto con otras automatizaciones como pedir opinión al cliente y pedirle reseña.
  • Si la cita agendada es una llamada de venta. Es posible añadir IA para que busque información del cliente o de su empresa.