Manuel Algara
Cómo ayudé a CrackPPC a aumentar su conversión de leads a clientes con un sistema automatizado de seguimiento.
Te presento cómo CrackPPC, una agencia de marketing digital especializada en PPC, multiplicó sus conversiones gracias a un sistema de seguimiento automatizado.
Con un equipo de entre 10 y 20 personas, CrackPPC enfrentaba el reto de gestionar eficazmente sus leads y convertir más prospectos en clientes. Implementé un sistema automatizado que les permitió tener un control total sobre cada oportunidad, optimizar el seguimiento y aumentar la tasa de conversión.
Aquí tienes todos los detalles del proyecto y cómo logramos estos resultados.
La necesidad
Tenían claro el problema, en sus propias palabras:
“Tenemos leads que mueren en el correo por falta de seguimiento”.
Sabían que convertir leads en clientes requería un seguimiento constante después de cada contacto, propuesta o contrato. Pero, como responsables de una agencia en crecimiento, no podían recordarlo todo ni depender de procesos manuales.
- Su sistema de ventas se basaba en un seguimiento manual y disperso en hojas de cálculo.
- La falta de organización dificultaba la eficiencia y generaba pérdidas de oportunidades.
- Sin datos centralizados, tomar decisiones estratégicas basadas en información real era casi imposible.
El reto era claro: estructurar su gestión de leads para aumentar la conversión y, al mismo tiempo, mejorar la atención a los clientes actuales.
La solución
- Implementé una solución clave: un CRM con automatizaciones que garantizan que la información esté siempre actualizada.
La clave no era solo implementar un CRM, sino asegurarse de que siempre estuviera actualizado. Un error común en muchas empresas es tener un CRM que, con el tiempo, deja de reflejar la realidad del negocio, volviéndose inútil.
Para evitarlo, diseñé un sistema con automatizaciones que mantienen la información al día sin necesidad de intervención manual. No es un proceso 100% automático, pero sí inteligente: se actualizan automáticamente las fechas de envío de correos y se generan avisos para que el equipo sepa cuándo es el momento de hacer seguimiento. Así, cada lead avanza por el proceso de ventas sin depender de la memoria de nadie.
Antes
- Seguimiento de leads manual, con errores y olvidos.
- Leads se van a la competencia por falta de respuesta rápida.
- Imposible tomar decisiones estratégicas por falta de datos.
Después
- Avisos automáticos sobre el estado de cada lead.
- Seguimiento claro y respuesta rápida.
- Dashboard con KPIs de negocio claves para tomar decisiones basadas en datos.
Mi rol en el proyecto
Mi responsabilidad no fue implementar automatizaciones sino analizar a fondo los procesos del cliente y diseñar un sistema que generara resultados reales para el negocio: más conversión de leads en clientes.
Para ello, me encargué de:
- Diagnosticar y mapear los procesos para entender el flujo de trabajo.
- Seleccionar el CRM más adecuado, minimizando fricción y maximizando valor.
- Diseñar y configurar el CRM adaptado a las necesidades del equipo.
- Automatizar procesos clave como captación, seguimiento y reporting.
- Integrarlo con herramientas ya en uso (emails, formularios, web, etc.).
- Formar al equipo para garantizar una adopción efectiva.
- Dar soporte para resolver dudas y facilitar la transición.
- Ajustar y optimizar tras las primeras semanas de uso.
El proyecto inicial tuvo una duración de un mes, en el que se implementó la solución y se realizaron los ajustes necesarios para cumplir con los estándares de calidad del cliente.
Actualmente, seguimos colaborando para optimizar otras áreas clave del negocio, como la captación de leads y la entrega del servicio.
El resultado
El cambio en la gestión de leads fue radical. Ahora, toda la información está centralizada y ningún lead se pierde por falta de seguimiento. Además, el equipo dispone de datos clave para tomar decisiones estratégicas con rapidez:
- Conversión y ventas: ¿Cuántos leads se convierten en clientes? ¿Cuántas propuestas se aceptan vs. rechazan?
- Ingresos y previsión: ¿Cuál es el MRR? ¿Cuánto dinero hay en propuestas sin cerrar?
- Eficiencia operativa: ¿Cuánto tiempo tardamos en enviar una propuesta? ¿Cuál es el tiempo promedio de cierre?
- Optimizar captación: ¿De qué canal provienen los leads más rentables? ¿Qué tipo de clientes generan más ingresos recurrentes?
Con estos datos al alcance, la agencia ya no toma decisiones a ciegas, sino basadas en información real y accionable.
Hitos del proyecto
- Implementación inicial del CRM sin automatizaciones para recoger feedback del equipo.
- Automatización progresiva para facilitar la adaptación:
- 1. Registro automático de leads desde email y la web al CRM.
- 2. Actualización automática de fechas desde emails.
- 3. Avisos automáticos de hitos y recordatorios a clientes.
- Ajustes y mejoras basadas en el feedback y el uso real.
- Creación de un dashboard con KPIs clave del negocio.
- Formación continua para asegurar una adopción efectiva del CRM.
Si este proyecto te ha resultado interesante y quieres mejorar la captación y el seguimiento de tus clientes, la implantación de un CRM como Airtable (o el más adecuado para tu negocio) es el camino.
Si ya usas un CRM pero sigues actualizándolo a mano, es momento de automatizar y ganar eficiencia.
Contáctame y lo hablamos.
Te ayudaré a optimizar tu proceso y a que ningún lead se quede en el camino.